לא מעט פעמים נשאלתי על ידי לקוחות מדוע עלי בכלל להפיק קבלה? לתמיהתי בנושא, הם ענו לי שהנהלת החשבונות נעשית על סמך חשבוניות מס ולא על סמך הקבלות, אם כן מדוע בכלל הם נדרשים להוציא קבלות ( וגם הזמנות – אבל זה כבר נושא אחר)?

לא רק שזה לא ברור, למיטב ידיעתם הפקת קבלות ללקוח באיחור יכולה להביא לפסילת ספרים בעוד שחשבונית מס ניתן להוציא עד 14 יום לאחר הוצאת תעודת משלוח ( או אחת לחודש במקרה בו מדובר על חשבונית מס מרוכזת ) וזה אפילו חוקי.
כלומר, הפקת קבלות לכאורה חשובה הרבה יותר מהפקת חשבונית מס. פסילת ספרים נעשית על סמך רישום מאוחר של קבלה ומעולם לא רישום מאוחר של חשבונית מס כאשר בפועל רק חשבוניות המס נרשמות ולא הקבלות אם כן איך ניתן ליישב את האפסורד הזה?

הם הוסיפו והיקשו – כל מה שמעניין את מע"מ הם חשבוניות מס ולא קבלות. בדוח רווח והפסד נרשמות ההכנסות על סמך חשבוניות המס ולא קבלות. הרי קבלות חשובות רק לעוסק פטור שעל פיהן נרשמות הכנסותיו ועוסק מורשה רושם את הכנסותיו על סמך חשבוניות מס. השאלות שנשאלתי בנושא מעידות אכן על אי הבנה כיצד המערכת עובדת ב "גדול", למרות שטענתם של הלקוחות אכן מובנת מאוד ובהחלט מתבססת על הגיון בריא.

‏‏הנהלת חשבונות לעצמאים חיצונית

הפקת קבלות: שלבים ראשונים

ראשית חשוב לחדד את נושא הפקות הקבלות – הפקת קבלות אמורה להתבצע מיידית עם קבלת התקבול מהלקוח. זהו נושא שבו מס הכנסה מקשה מאוד ולא מקבל הסברים. מבחינת מס הכנסה הפקת קבלות צריכה להתבצע מידית עם קבלת התקבול – מזומן, שק (למעט חריגים) וכרטיס אשראי.

בכל ביקורת של מפקחים ממס הכנסה נושא רישום התקבול הינו אחד מהנושאים הראשונים שנבדקים. במקרה בו מפקח מס הכנסה ביצע קנייה והתקבול לא נרשם או במקרה בו קיימות המחאות בעסק בגינן לא יצאו קבלות הרי מדובר על פסילת ספרים כמעט מידית, אלא אם בשימוע יועלו טענות חשובות מצד הנישום או מייצגו מדוע לא הוצאה קבלה במועד.

חשיבות קבלה לעומת חשבונית מס

הסיבות לחשיבות של הקבלה לעומת חשבונית המס מתחלקות לכמה וכמה:

1. מפקחי מס הכנסה לא מבינים את חוק מע"מ וממילא לא מייצגים את מע"מ. ההנחיות שניתנות להן הן לבדוק אי רישום תקבול ולא הוצאת חשבוניות מס. מי שעבר ביקורת יודע שהם יחתמו על חשבונית המס האחרונה שיצאה בעסק ( ביום הביקורת ) ותו לא.

2. חשבוניות מס והוצאתן הוא נושא מורכב. פעולת הפקת חשבונית מס (בניגוד לפעולת הפקת קבלות) מוצאת תחת תנאים שונים לענפים שונים. ניקח דוגמא – שיפוצניק קיבל המחאה מלקוח על עבודה עתידית שאמורה להתחיל רק בעוד חודש מיום קבלת ההמחאה ( כלומר השיפוצניק קיבל מקדמה ), על השיפוצניק להפיק קבלה מידית אבל חשבונית מס רק לאחר התחלת העבודה ובהתאם להתקדמות העבודה, נושא מורכב שמפקח מס הכנסה לא אמור להבין בו אלא רק בכך שהשיפוצניק אמור להפיק קבלה מיד עם קבלת ההמחאה.

3. ההנחיות של הפקת קבלות הן חד משמעיות על כלל העסקים ובכל מקרה כאשר כל תקבול חייב בהוצאת קבלה. מצד שני לא כל תקבול חייב בהוצאת חשבונית מס לדוגמא – העסק קיבל מחברת הביטוח המחאה בגין החזר על ביטול פוליסה. התקבול חייב בהוצאת קבלה ולא בחשבונית מס.

4. היות וקבלה היא התחלת ההליך החשבונאי כאשר רק לאחריה מוצאת חשבונית מס (חשוב לציין בעניין זה כי יכול להיות מצב שחשבונית מס תצא לפני הפקת קבלה אבל זה לא מעניינינו), הרי ללא הוצאת קבלה סביר מאוד שלא תצא גם חשבונית מס וההכנסה לא תירשם ולכן חשיבות הפקת הקבלה.

5. הרשויות לא מוכנות לשיקול דעת בקבלת תקבול עסקי. חשבונית מס היא מסמך שדורש לפעמים התייעצות עם רואה החשבון / יועץ המס לעניין הוצאתו. לעניין הפקת קבלות אין מה להתייעץ וההנחיה היא להפיק קבלה בכל נושא ללא שיקול דעת.

6. במידה והופקו קבלות ללא הפקת חשבוניות מס, לאחר מכן הרי ניתן לעקוב אחרי הקבלות ומכאן לנסות להבין מדוע לא הופקו חשבוניות מס. ההנחה היא שבסופו של דבר על כל קבלה צריכה לצאת חשבונית מס.

7. בקבלה יש פירוט מלא של חשבון המשלם, אם המשלם הוא עסק והוא "גלגל" המחאה של לקוח שלו שעליה הוא לא הפיק קבלה הרי הביקורת יכולה לעבור מידית אליו היות והוא ייחשד באי רישום תקבול (הוא יצטרך להראות שהוא הפיק קבלה עבור התקבול ולא " גלגל " אותו הלאה ללא רישום).

8. חשבוניות מס ניתן לבטל (בתנאם מסוימים כאשר עדיין לא נמסרה ללקוח), ניתן להוציא חשבוניות זיכוי בגין חשבוניות מס שגויות, גם קבלה ניתן לבטל אבל גם במקרה זה נוצר נתיב ביקורת שמאפשר למפקח מס הכנסה לנסות להבין מה קרה ולמה הוחזר התקבול ולא נוצרה עסקה.