אם נכנסתם למשרד יועץ מס / רואה חשבון וישבתם 5 דקות בפינה, אני בטוח כי את הביטויים כרטסת הנהלת חשבונות ומאזן בוחן שמעתם לא מעט פעמים.

במה מדובר?
שני הדוחות האלו הם בעצם הדוחות החשובים ביותר לניתוח מצבו של העסק ליום מסוים. באמצעות מאזן בוחן אנו בודקים את מצב הכספי של העסק ליום מסוים, ועל מנת לבדוק את נכונות היתרות במאזן הבוחן אנו משתמשים באמצעות כרטסת הנהלת חשבונות.
עבודתו של מנהל החשבונות היא עבודה טכנית בעיקרה כאשר הוא מזין את ללא הרף את כל חשבוניות ההכנסה וההוצאה של העסק, דפי בנק, המחאות, פקודות משכורת, אגרות ומיסים וכיוב'.
העבודה הבלתי פוסקת הזאת מהווה את הבסיס למידע החשבונאי על העסק. המידע נרשם כל הזמן, כאשר מעת לעת ( ל מנת לבחון את מצבו הפיננסי של העסק ) מוציא רואה החשבון את מאזן הבוחן.

ניהול כרטסת הנהלת חשבונות

מהו מאזן בוחן?

מאזן הבוחן כולל בעצם את כל היתרות הקיימות ליום מסוים ( תאריך הוצאת מאזן הבוחן) בעסק:
1. לקוחות.
2. חייבים אחרים.
3. מוסדות מדינה
4. ספקים ונותני שירותים
5. עובדים ומוסדות ניכויים.
6. בנקים – חשבון עובר ושב / חח"ד.
7. הלוואות לזמן קצר וארוך.
8. קופות.
9. הכנסות, הוצאות (החל מתאריך 1/1 בינואר ועד לתאריך הוצאת מאזן הבוחן).

לדוגמא:
אם יצאה ללקוח חשבונית מס על 100 ש"ח והוא שילם על חשבון החוב 50 ₪, מאזן הבוחן יראה כי היתרה שלו היא חוב של 50 ₪.
אם התקבלה חשבונית מס מספק על 100 ₪, עוד חשבונית מס על 300 ₪ ושולמו לספק 150 ₪ על חשבון החוב, מאזן הבוחן יראה חוב לספק של 250 ₪.
אם נלקחה הלוואה בבנק של 100,000 ₪ והוחזרו 12 תשלומים של 5,000 ₪ כל אחד, מאזן הבוחן יראה כי יתרת ההלוואה עומדת על 40,000 ₪ חוב שעדיין לא נפרע.

מבחינת ההכנסות – אם נכון ליום מאזן הבוחן יצאו (במשך השנה השוטפת החל מתאריך 1/1 ועד לתאריך הוצאת מאזן הבוחן) 10 חשבוניות כל אחת על 10,000 ₪ הרי יתרת ההכנסות תעמוד על 100,000 ₪.
מבחינת ההוצאות – אם נכון ליום מאזן הבוחן התקבלו 5 חשבוניות ממשכיר הנכס בו שוכן העסק כל אחת בסכום של 15,000 ₪ (החל מתאריך 1/1 ועד לתאריך הוצאת מאזן הבוחן) הרי יתרת סעיף ההוצאה " שכר דירה " תעמוד במאזן הבוחן על 75,000 ₪.

אם כן, מאזן הבוחן מראה על כל הנכסים, התחייבויות, הכנסות והוצאות-נותן בעצם את הרווח לתקופה שמתחילה בתאריך 1/1 ומסתיימת בתאריך הוצאת מאזן הבוחן. מדוע צריך אם כן כרטסת הנהלת חשבונות?

מהי כרטסת הנהלת חשבונות?

כדי להסביר את המונח כרטסת הנהלת חשבונות בואו נניח שרואה החשבון הוציא מאזן בוחן לתאריך 31/8. הוא יודע כי העסק משלם שכר דירה של 10,000 ₪ לחודש ולכן מצפה לראות כי יתרת כרטיס " שכר דירה " תראה יתרה של 80,000 ₪ (8*10,000 החל מינואר ועד אוגוסט) בפועל, יתרת הכרטיס עומדת על 50,000 ₪ בלבד. מתוך מאזן הבוחן רואה החשבון לא יכול לדעת מה מקור הטעות ולכן עליו להיעזר בכרטסת הנהלת החשבונות. בכרטסת הנהלת חשבונות הוא מגלה כי לעניין החשבוניות שהתקבלו ממשכיר הנכס הרי החשבוניות בגין פברואר, מאי ויולי לא התקבלו ולכן לא רשומות הוצאות שכירות בגין חודשים אלו ויתרת הכרטיס (השגויה) מראה הוצאה רק בגין 5 חודשים ולא 8 חודשים. רואה החשבון יתריע בפני מנהל החשבונות על כך שיש לקבל את החשבוניות החסרות בהקדם האפשרי.

דוגמא נוספת בה נעזר רואה החשבון בכרטסת הנהלת החשבונות

רואה החשבון בודק יתרת הלוואה בבנק כפי שהיא מופיעה במאזן הבוחן. ההלוואה בסך 480,000 ₪ נלקחה בינואר השנה והייתה אמורה להיפרע (לאחר גרייס של 3 חודשים) במשך שנתיים החל מחודש מאי. היות וסכום הקרן הנפרעת בחודש הוא 20,000 ₪ לחודש (24 פירעונות) ועברו 4 פרעונות (מאי, יוני, יולי ואוגוסט) יתרת ההלוואה אמורה לעמוד על 400,000 ₪ חוב.
בפועל, יתרת ההלוואה עומדת עדיין על 480,000 ₪. מבדיקה בכרטסת הנהלת החשבונות עולה כי מנהל החשבונות כלל לא ערך התאמת בנק ולכן לא ערך רישומים חשבונאיים כולל פירעונות קרן ההלוואה. רואה החשבון יתריע בפני מנהל החשבונות על כך שיש לערוך התאמת בנק.
חשוב להבין כי במקרה שלפנינו, מאזן הבוחן הראה יתרות לא נכונות כאשר רואה החשבון נעזר על ידי כרטסת הנהלת חשבונות על מנת לבדוק את היתרות. רואה החשבון מסכם עם מנהל החשבונות כי לאחר כל השלמת הרישומים הוא יוציא מאזן בוחן חדש (מוקדם ככל שניתן) שייתן את התמונה הנכונה של העסק ליום 31/8 ומתעלם / גורס את מאזן הבוחן השגוי.